• Täglich hunderte Dokumente, Anträge und Rechnungen im Unternehmen
• Erfassen, Prüfen und Verarbeiten nach unterschiedlichen Kriterien
• Software enthält keinen Workflow
• Hoher Zeit- und Kostenfaktor für die Bearbeitung
• Hohe Transport-Aufwände
• Kein straffes Dokumentenhandling (Kopieren, Ablegen, Suchen, Verteilen)
• Keine optimale Verteilung von Rollen, Aufgaben, Befugnissen
• Liegezeiten auf Grund fehlender, automatischer Vertreterregelung
• Reaktionszeiten und Fehlerquoten
• Fehlende Lösung zur Automatisierung der wichtigsten Informations-, Prüfungs- und Genehmigungsprozesse
• Kürzer werdende Produktlebenszyklen – kürzere Durchlaufzeiten
• Globaler Wettbewerb, liberalisierte Märkte

Egal ob Urlaubs- oder Investitionsantrag, Rechnungsprüfung oder der neue Mitarbeiter im Unternehmen – überall, wo Anträge im Spiel sind und das „gute alte Papier“ seinen Weg durch die Instanzen im Unternehmen macht, sparen Sie Arbeitszeit und Kosten mit einem professionellen Workflow Management System, das die manuelle Bearbeitung auf ein Minimum reduziert. Mit dem Modul Workflow können Sie jede beliebige Notes-Datenbank individuell workflowfähig machen, ohne in die Anwendung einzugreifen.

Übersichtlicher Aufbau
Workflow besteht aus einer Konfigurationsdatenbank für Prozesse und Arbeitsschritte sowie einer Steuerungsdatenbank.

Um auf Dokumente in Anwendungen zugreifen zu können, werden die entsprechenden Datenbanken in einer zentralen Datenbank eingetragenen und für die Steuerung verwendet. Gruppen- oder Personeninformationen aus dem Notes-Namens- und Adressbuch (NAB/Domino Directory) können direkt benutzt werden.

Workflow muss gesteuert werden

Das Workflow-Modul ermöglicht die Modellierung und anwendungsübergreifende Steuerung einfacher und komplexer Prozesse sowie deren Arbeitsschritte. Beliebige Organisationsstrukturen, Beziehungen oder Vertreterregelungen können abgebildet und verwaltet werden. Durch eine zentrale Pflege des Workflows werden Änderungen für das gesamte Unternehmen eingestellt. So lassen sich Prozesse in elektronischer Form unkompliziert und schnell automatisieren. Sie definieren nur die Arbeitsabläufe und schon steuert Workflow die gewünschten Dokumente.

Einfache Konfiguration

In der Konfigurationsdatenbank werden die Workflow Definition und Beziehungen festgelegt.

Die Aufbauorganisation ermöglicht eine dynamische Zuordnung zwischen Aufgaben und deren zuständigen Bearbeitern. Im Workflow wird die Aufbau-Organisation in einer eigenen Organisations-Datenbank gepflegt. Hier wird durch Organisationseinheiten eine hierarchische Struktur definiert, an deren unterstem Ende die sogenannten „Stellen“ stehen. Diese beschreiben Funktionen, die eine Person oder Gruppe innehaben kann, z.B. die Stelle „Chefsekretärin“ innerhalb der Organisationseinheit „Finanzen“. Durch Zuweisen von Arbeitsschritten an einen Stelleninhaber innerhalb einer Organisation lassen sich Prozesse unabhängig vom konkreten Mitarbeiter konfigurieren und jederzeit ohne viel Aufwand ändern. Zusätzlich kann neben dem Stelleninhaber eine Vertretung angegeben werden.

Vertretungsdokumente (Vertreter) werden für Personen erstellt, die zeitweise ihre Aufgabe nicht bearbeiten können, z.B. auf Grund von Abwesenheit. Die Vertretung kann zeitbefristet konfiguriert werden und ist dann nur innerhalb dieses Zeitraums aktiv. Stellvertreter erhalten alle notwendigen Rechte, um Arbeitsschritte der zu vertretenden Person bearbeiten zu können.

Um Strukturen aus der Aufbauorganisation auch in anderen Anwendungen zu verwenden, können Gruppen automatisch erzeugt werden.

Die Ablauforganisation beschreibt Prozesse sowie die zugehörigen Arbeitsschritte. Grundsätzliche Einstellungen werden in der Prozessdefinition vorgegeben. Hier wird der Prozessmanager definiert, der besondere Rechte für die Prozesskonfiguration und den laufenden Workflowprozess erhält. Automatische Initialisierungen für den Prozess lassen sich mit Hilfe der Autostart-Funktion ausführen. Frei konfigurierbare Begriffe und Schlüssel werden protokolliert. Für die Auswertung des aktuellen Bearbeitungsstatus eines Workflows in einem Anwendungsdokument können zahlreiche Informationen aus dem Workflowprotokoll automatisch übertragen werden.

Die Arbeitsschrittdefinitionen legen unter anderem die Bearbeiter von Arbeitsschritten statisch oder dynamisch fest. Während der Steuerung werden den Bearbeitern die zur Ausführung des jeweiligen Schrittes notwendigen Änderungsrechte zugewiesen.

Durch das integrierte Versionierungskonzept innerhalb der Konfiguration wird sichergestellt, dass zur Steuerung eines Workflows stets die korrekten Prozess- und Arbeitsschrittdefinitionen verwendet werden.

Die Definition von Beziehungen ermöglicht eine flexible Konfiguration von Bearbeitern über eine Relation. Als Beziehungen zwischen den Mitarbeitern einer Firma kommen beispielsweise in Frage „Vorgesetzter von“ oder „Spezialist für“. Beliebig viele solcher Relationen können in unterschiedlichen Ausprägungen konfiguriert werden. Verwendet werden diese Beziehungen zur Ermittlung von Bearbeitern oder zur Ermittlung von zu informierenden Personen innerhalb eines Workflows.

Automatisierter Ablauf

Durchzuführende Arbeitsschritte werden dem Bearbeiter in Form einer Benachrichtigung (E-Mail) mitgeteilt. In frei gestaltbaren E-Mails können neben individuellen Texten auch Verweise (Links) mitversendet werden. Weiterhin werden in der Arbeitsschrittdefinition Eingangs- und Ausgangsbedingungen bestimmt, d.h. wann ein Arbeitsschritt zur Ausführung kommt oder beendet wird. Dabei ist es stets möglich, eine erneute Ausführung von Arbeitsschritten durch ein manuelles oder automatisches Zurücksetzen auf einen anderen Arbeitsschritt durchzuführen.

Die integrierte Liegezeitüberwachung stellt darüber hinaus sicher, dass kein Workflow in Vergessenheit gerät. Es können unterschiedliche Eskalationszeiten hinterlegt werden, nach deren Ablauf Erinnerungen an den Bearbeiter geschickt oder bestimmte Aktionen ausgelöst werden.

Workflowvisualisierung Grafische Darstellung eines Workflows

Grafische Darstellung

Die in der Ablauforganisation definierten Prozesskonfigurationen können mit Hilfe eines mitgelieferten Visualisierungsprogrammes grafisch dargestellt und validiert werden. Ein darin integriertes Tool ermöglicht die Animation bzw. das Testen der Prozesse.

Präzise Steuerung

Die Steuerungsdatenbank führt die eigentliche Steuerung von Workflows durch und greift dazu auf die in der Konfigurationsdatenbank hinterlegten Organisationsstrukturen und Prozesse zurück. Sie enthält ausschließlich Dokumente eines Dokumententyps: Steuerungs-/Protokolldokumente aktueller und beendeter Workflows. Jeder Workflow wird mit genau einem Protokolldokument abgebildet, das sämtliche Laufzeitinformationen und Protokolle enthält. Dies sind u.a. die Prozessversion, der Workflowstatus, Arbeitsschritte und deren Status, Laufzeiten, Bearbeiter und Kommentare.

Die Steuerungsdatenbank und somit die Workflow-Steuerung kann per Replikation auf beliebig viele Domino-Server verteilt werden. Dies stellt sicher, dass sowohl Administrationsaufgaben als auch eine Übersicht über alle Workflows sowie eine ToDo-Liste für alle Anwender zentral verwaltet bzw. angeboten werden können. Auf einfache Art und Weise können so vielseitige Auswertungsmöglichkeiten von Workflows beispielsweise nach Kunden oder Projekten erstellt werden.

Komfortable Bedienung

Eine einheitliche Navigationsstruktur im Lotus Notes-Client in Form einer Navigationsleiste macht einen schnellen Zugriff auf übergeordnete Themen der Konfiguration und der Steuerung möglich, z.B. auf Aufbau- oder Ablauforganisation. Ansichten zeigen Prozesse, Arbeitsschritte, Vertretungen etc. in Kategorien an. Ein Doppelklick öffnet die entsprechenden Dokumente.

Moderne Technik

Das Workflow-Modul basiert auf Lotus Notes/Domino. Es kann mit jeder beliebigen Notes-Anwendung zusammenarbeiten, ohne dass deren Applikationslogik verändert werden muss. Die Steuerung von Workflows erfolgt durch Agenten, die automatisch oder auf dem Client eines Anwenders manuell gestartet werden können.

Einfache Administration

Die Administrationsaufgaben bestehen aus der Installation des Modules, dem „Workflow-fähig-machen“ von individuellen Lotus-Notes-Anwendungen und der Definition von Organisationsstrukturen und Prozessen in der Konfigurations- und Organisationsdatenbank. Diese können nach der ersten Installation stets erweitert oder geändert werden. Durch Konfigurationsdokumente ist es möglich, auf die Gestaltung der Oberfläche Einfluss zu nehmen. Aktive Workflows oder einzelne Arbeitsschritte können innerhalb der Steuerungsdatenbank durch den Anwender beendet werden. Das erneute Aufsetzen von Prozessen oder die Ermittlung neuer Bearbeiter ist während des laufenden Betriebs möglich.

Internationaler Einsatz

Das Modul Workflow ist eine mehrsprachige Anwendung. Kollegen im In- und Ausland arbeiten in einer Anwendung und wählen über Einstellungen die gewünschte Sprache für ihre Arbeitsumgebung. Internationale Unternehmen erhöhen somit die Akzeptanz der Software auch in anderen Landes-Organisationen.

CRM benötigt Workflows

Innerhalb von GEDYS IntraWare 8 hat das Workflow-Modul eine zentrale Funktion. Zum einen steuert es alle Workflows innerhalb der GEDYS IntraWare 8 (u.a. für die Module Contacts, Office, Service und Sales) und ist somit für die gesamte Prozesslogik verantwortlich. Beispielsweise nutzt das Service-Modul die Funktionen zur Steuerung und Eskalation der gesamten Incidents, Tickets, etc.Zum anderen wird die zentrale Aufbauorganisation zur Verfügung gestellt, auf die von zahlreichen Funktionen zugegriffen wird. Somit wird eine zentrale Verwaltung, Pflege und einfache Änderbarkeit von Stellen und Aufgaben ermöglicht.

• Informationen über neue Aufgaben per E-Mail und über Ansichten

• Protokoll-Informationen
• Konfiguration der Workflows

• Grafische Visualisierung der Workflows
• Manuelles Eingreifen in die Workflow-Steuerung
• Auswertung aller laufenden und abgeschlossenen Workflows sowie Prozessstatistiken
• Durchführung von Administrations-Funktionen (z.B. Neustart und Beenden, Zuweisen von Arbeits­schritten, Zurücksetzen, usw.)

• Bereitstellung der Workflow-Funktionalität für die Module Contacts, Office, Sales und Service
• Auswertung der Workflow-Laufzeitinformationen zu einem konfigurierbaren Prozess

• Einsehen, Erstellen und Ändern
• Grafische Visualisierung und Animation
• Assistent zum Erstellen eines Workflows

• Einsehen, Erstellen und Ändern
• Beziehungen, Vertretungen, Stellenprofile
• Einsehen, Erstellen und Ändern

• Integrationsfähigkeit in beliebige Notes/Domino-Applikationen
• Bereitstellung zahlreicher Programmierelemente für andere Anwendungen
• Einfache Installation per Installationsassistent
• Konfiguration der Benutzeroberfläche und anderer Grundeinstellungen
• Erweiterter Info-Dialog (Produktversion, Notesversion, Betriebssystem)

• Start, Steuerung und permanente Überwachung der Workflows
• Gruppengenerierung im Adressbuch aus der Aufbauorganisation heraus, wobei die Namen der generierten Gruppen frei festlegbar sind
• Beziehungsgenerierung aus der Aufbauorganisation heraus
• Zugriff auf beliebige Notes-/Domino-Applikationen
• Aktive Liegezeitüberwachung mit mehreren, frei definierbaren Eskalationsmechanismen
• Generierung von Prozessstatistiken
• Automatisierte Aktionen für Arbeitsschritte (E-Mail-Versand, Feld in Anwendung setzen, Prozess starten, Dokument kopieren, Dokument verschieben, etc.)
• Automatische Pflege der Vertretungen aus Benutzerprofilen